A matriz de Eisenhower é outra ferramenta útil para o planeamento. É bastante simples e fácil de aplicar. Dizem que esta matriz foi inventada pelo general do exército dos EUA e 34.º presidente dos EUA Dwight Eisenhower. Seja verdade ou não — na verdade não importa, mas quem quer que tenha inventado este princípio, em qualquer caso merece estar nos manuais de produtividade.
Raramente se encontra alguém com só uma meta na vida. Por regra geral, todos são ambiciosos, todos querem tudo e já. Mas não se pode ter tudo de uma vez. Todos estamos limitados no tempo, e a maioria além disso no dinheiro. Metas, tarefas e simplesmente coisas para fazer todos temos sempre muitas. Embora, claro, tenha conhecido gente que por aborrecimento e sem saber o que fazer se propunha começar a ver tal ou qual série. Sinto sinceramente por essa gente, mas não falo deles agora. Para a maioria, por regra geral, a vida fervilha: todos correm para algum sítio, todos têm um milhão de coisas. Em princípio não há nada de mal: a vida é curta, por isso há que dar tempo tanto a descansar como a trabalhar bem. Como escolher então no nosso milhão de coisas o mais necessário? Para isso serve a matriz de Eisenhower.
A matriz de Eisenhower é uma tabela de 2 por 2. Um exemplo de tal matriz pode ver-se na figura abaixo.
Em geral, a forma não tem de ser tabular. O principal é distinguir 4 grupos:
- Tarefas urgentes e importantes
- Tarefas urgentes e não importantes
- Tarefas não urgentes e importantes
- Tarefas não urgentes e não importantes
Ao trabalhar com esta matriz há duas notícias. Uma boa, outra má. A boa é que podem (e, idealmente, devem) classificar todas as vossas tarefas e metas segundo esta matriz. Isto ajudará a remover o "ruído", por exemplo tarefas não importantes e não urgentes, e concentrar-se primeiro nas importantes e urgentes. A má é que ninguém fará esta classificação por vocês, e terão de fazê-la vocês mesmos ao vosso critério. Se têm experiência em avaliar a importância e urgência de tarefas (embora não ache que seja muito difícil), não deverá haver problemas. Mas se não têm experiência e custa-vos classificar os vossos assuntos, o mais provável é que os coloquem em grupos errados e, como resultado, farão coisas que não tocam, gastando tempo onde não faz falta.
Ao classificar tarefas, façam-se sempre perguntas muito variadas: "Preciso de fazer esta tarefa de todo?", "O que acontecerá se não a fizer?", "Posso adiá-la para mais tarde?" Se não é da vossa vida pessoal mas do trabalho, também podem acrescentar outras perguntas, como: "Vale a pena envolver alguém mais para priorizar e pedir opinião alternativa?", "Posso delegar a tarefa a alguém?"
A maioria das pessoas escolhe tarefas urgentes, não importantes, por isso é muito importante que não se enganem e façam tarefas realmente importantes. E, claro, em primeiro lugar — importantes e urgentes. Espero que ao pensar em tal ou qual tarefa tenham agora em mente a matriz de Eisenhower, a atribuam a um dos quatro grupos e, conforme isso, tomem decisões sobre essa tarefa.
