Introduction
Au cours des sept dernières années, j'ai activement planifié divers objectifs à long terme 📝 pour chaque année, ainsi que, depuis cinq ans, j'ai également planifié et détaillé des tâches à court terme. Au cours de ces cinq dernières années, mes outils 📑 ont subi de nombreux changements à la recherche de la gestion la plus efficace de mes tâches.
Plan anti-dégrégation
Tout a commencé lorsque j'ai placé tous mes objectifs et passions, que je souhaitais développer et poursuivre, directement sur mon bureau sous forme d'image de fond 🌅. C'était pratique, tous les chemins nécessaires pour mon développement personnel et mes passions étaient toujours sous les yeux. J'ai suivi ce schéma pendant deux ans (2019 et 2020). Ce schéma avait même un nom précis : "Plan anti-dégrégation". Dans ces schémas, il y avait à la fois des avantages et des inconvénients. Les avantages, que j'ai déjà énumérés, étaient que tous les objectifs et tâches globaux étaient visibles, ce qui attirait toujours mon attention, et donc ils ne restaient pas longtemps sans être réalisés, me rapprochant ainsi de mes objectifs. Les inconvénients de cette approche étaient qu'il était nécessaire de trouver un endroit pour stocker les tâches et objectifs à court terme 🤔 : car toute tâche importante est toujours décomposée en plusieurs petites, et il est impossible de garder toutes les petites tâches en tête pendant une courte période, sans parler de semaines et de mois.
Autocollants
Les "plans anti-dégrégation" ont été remplacés par des notes sous forme d'autocollants 📌. Ils étaient également placés sur mon bureau. J'avais exactement 5 de ces notes-autocollants. Voici à quoi j'ai utilisé ces autocollants :
- Tâches quotidiennes répétitives
- Tâches pour aujourd'hui
- Tâches pour la semaine
- Tâches pour le mois
- Anniversaires des proches et amis dans le mois en cours
Toutes ces notes avaient une taille minimale, et chacune d'elles était placée dans un coin de l'écran, de sorte qu'au total, elles ne prenaient pas plus de 15-20 % de l'espace de travail 💻. Les tâches, des répétitives aux tâches mensuelles, étaient disposées dans les coins dans le sens des aiguilles d'une montre (répétitives en haut à droite, tâches du jour en bas à droite, tâches de la semaine en bas à gauche, tâches du mois et anniversaires en haut à gauche). L'autocollant des anniversaires était presque complètement caché sous l'autocollant des tâches du mois pour économiser de l'espace sur le bureau. Si la liste des anniversaires du mois en cours est claire, il est probable que les autres listes (ce qu'elles contiennent) ne soient pas très claires. Je vais donc détailler un peu plus ce qui était inscrit dans ces listes et donner des exemples. Les tâches répétitives 🔁 comprenaient des tâches qui, idéalement, devaient être effectuées chaque jour (faire quelque chose en anglais (lecture/série/Duolingo/autre)), des exercices physiques (jouer au football/courir/autre), écrire de la main gauche, lire un livre. Pour vous, cela pourrait être vos propres tâches. Pour les tâches du jour 📅, cela devrait également être clair. Souvent, je faisais cette liste le soir, afin de ne pas oublier tout ce que je devais faire pendant la journée. Cette liste de tâches pour la journée pouvait inclure à la fois des tâches personnelles et des choses importantes au travail qu'il ne fallait pas oublier de faire. L'autocollant des tâches de la semaine devait également être compréhensible, j'y notais les tâches de la semaine, puis au cours de la semaine 📋, je déplaçais certaines tâches vers la liste des tâches du jour. La liste des tâches du mois 🗓 fonctionnait à peu près selon la même logique : d'abord, les tâches étaient transférées dans la liste des tâches de la semaine (dans l'une des semaines du mois), puis, dans un des jours, j'essayais de prendre des tâches dans la liste du jour et de les réaliser.
Ce système a fonctionné assez longtemps. Pendant au moins deux ans, j'ai maintenu des autocollants sur mon bureau et manipulé mes tâches. Maintenant, je n'avais plus mes objectifs annuels sous les yeux 🎯. Peut-être que je n'en avais plus besoin, car au cours des deux dernières années, j'avais appris à penser à mes objectifs annuels sans avoir besoin d'un rappel explicite de ceux-ci. Cependant, si je tombais sur un objectif que j'oubliais constamment ou que je n'arrivais pas à atteindre, je le mettais dans la liste des tâches du mois et j'essayais de l'accomplir dans le mois en cours, même si parfois ces tâches (surtout si elles étaient très longues) étaient reportées (restaient dans la liste) au mois suivant.
Ce système était assez productif, mais il y avait quand même des aspects que je n'aimais pas 🌝. Parfois, des semaines et des mois passaient, et je n'arrivais toujours pas à m'attaquer à certaines tâches qui m'étaient inconfortables. Il est difficile de dire si c'était la procrastination qui en était la cause ou si je n'avais vraiment pas le temps d'accomplir certaines tâches, mais une petite partie des tâches errait régulièrement ↩️ d'une semaine à l'autre, d'un mois à l'autre.
Gestionnaire de notes
Il n'y a pas si longtemps, je suis passé à un autre programme de gestion des notes 📋 et j'ai abandonné les autocollants sur mon bureau. Je ne dévoilerai pas quel programme, mais il est assez basique. Les notes peuvent être regroupées, on peut créer une hiérarchie illimitée, utiliser la recherche dans les notes et d'autres fonctions simples mais importantes. Cependant, le problème de la procrastination sur certaines tâches n'a pas disparu.
Sprints
Depuis le début de l'année, j'ai décidé d'appliquer l'approche Scrum à ma vie personnelle. J'ai pris seulement quelques termes de Scrum, à savoir backlog et sprints. En résumé, le backlog est simplement une liste de tâches 📋 à accomplir. Ensuite, ces tâches sont regroupées par N tâches. Chaque groupe est appelé un sprint 📂. En général, je ne prends pas plus de 5 à 8 tâches dans un sprint. Les sprints ne sont pas liés aux semaines ou aux mois, et chaque sprint peut avoir une durée d'exécution différente. Mais, en général, je planifie un sprint pour ne pas dépasser 1,5 mois. La principale caractéristique de cette nouvelle approche est que je ne passe pas à un autre sprint (ou à d'autres tâches du backlog) 🙅♂️ tant que je n'ai pas terminé toutes les tâches du sprint actuel. Je n'ai pas un backlog si important que la liste des tâches s'étende sur des années, mais il y a suffisamment de tâches pour plusieurs sprints. Je n'inclus pas non plus d'idées spontanées 💭 et de "désirs" dans le sprint actuel ou suivant, qui sont déjà, probablement, formés par des tâches. Ces tâches spontanées vont uniquement dans le backlog. Ensuite, si après un certain temps, le besoin pour ces tâches reste élevé, elles sont ajoutées à un nouveau sprint. Un autre changement qui a indirectement affecté mes tâches est que je lis des livres uniquement à travers des sprints. Je crée une tâche pour lire des livres, pour laquelle je choisis 3 à 4 livres 📚 et je les lis simultanément dans le cadre d'une seule tâche. Ensuite, dans le sprint suivant, si je veux obtenir une formation complémentaire, je l'obtiens déjà par d'autres sources, et non par des livres. J'espère que le nombre total de livres par an ne sera pas affecté et restera autour de 25 livres par an. Parmi les principaux inconvénients de cette approche, comme de tout nouveau programme, il y a le fait que j'ai laissé de côté la liste des anniversaires 🎉. Cependant, rien ne m'empêche de transférer la liste dans le gestionnaire de notes et de m'y référer régulièrement.
Conclusions
Cette année, je suis passé à un nouveau programme de stockage de notes. J'ai également appliqué une nouvelle approche pour la gestion des tâches (Scrum). Il n'est pas certain que ce programme et cette approche resteront avec moi longtemps, car au fil du temps, les besoins changent, les outils s'améliorent et les approches s'adaptent à l'expérience d'utilisation. Mais pour le moment, j'ai trouvé l'outil et la méthodologie les plus adaptés pour gérer mes tâches personnelles et professionnelles.
